Reglement gebruik Vestiaire
Motivering
Sinds vele jaren biedt de Brusselse balie aan haar leden een dienst aan voor de uitwisseling van dossiers via de vestiaire in het Justitiepaleis.
Sinds 1 september 2021 werd deze dienst overgenomen door de huidige uitbater van de vestiaire-cafetaria-boekenwinkel. Deze heeft voor deze dienst een informaticatoepassing uitgewerkt waarbij gebruik gemaakt wordt van QR-codes om de gedeponeerde dossiers te volgen. De advocaten-bestemmelingen worden per e-mail verwittigd dat er voor hen een dossier gedeponeerd is op de vestiaire. De advocaat-deposant wordt verwittigd wanneer het dossier is opgehaald.
Er werd evenwel vastgesteld dat sommige dossiers extreem lang, tot soms meerdere maanden, blijven liggen op de vestiaire. Dit hindert de normale werking van deze dienst en zorgt voor een groeiende voorraad aan dossiers die dienen bewaard te worden.
Om deze reden nemen de Raden van de beide Brusselse Ordes het volgende reglement aan, waarbij een retributie wordt opgelegd in geval een dossier langer dan twee maanden blijft liggen op de vestiaire. Deze termijn van twee maanden werd bepaald om rekening te houden met het gerechtelijk verlof, periode waarin advocaten mogelijk minder vaak aanwezig zijn op het Justitiepaleis. De retributie is verschuldigd door zowel de advocaat-bestemmeling als de advocaat-deposant, de ene bij gebrek aan de andere, zodat de retributie maar éénmaal betaalbaar is. Beiden worden hiervan per mail verwittigd minstens één week vooraf, zodat de deposant eventueel het dossier kan gaan terughalen indien de bestemmeling nalaat het op te halen. Het bedrag van de retributie wordt bepaald op 1 € per dag vertraging vanaf de eerste dag na de afloop van de termijn van twee maanden.
Beslissing
1.
De balie biedt aan haar leden een dienst van uitwisseling van dossiers aan in de vestiaire van de advocaten in het Justitiepaleis. Deze dienst is in beginsel kosteloos.
2.
De bestemmeling van het gedeponeerde dossier wordt per e-mail verwittigd van het feit dat voor hem een dossier gedeponeerd werd op de vestiaire.
De deposant wordt per e-mail verwittigd wanneer het dossier is opgehaald.
3.
Indien een gedeponeerd dossier méér dan 45 dagen niet wordt afgehaald, worden zowel de deposant als de bestemmeling hiervan per e-mail verwittigd. In dit e-mailbericht wordt melding gemaakt van het feit dat een retributie verschuldigd is van 1 € per dag vertraging vanaf het einde van een periode van twee maanden te rekenen vanaf de datum van deponering van het dossier.
4.
Indien het dossier niet wordt afgehaald voor het einde van de periode van twee maanden, bedoeld sub 3, is de retributie hoofdelijk verschuldigd zowel door de deposant, als door de bestemmeling.
5.
De retributie is betaalbaar bij afhaling van het dossier, onverminderd het recht van de uitbater van de vestiaire om ze door alle middelen van recht in te vorderen.
6.
Zolang een advocaat een retributie onbetaald laat, kan de uitbater van de vestiaire de dienst van uitwisseling van dossiers aan deze advocaat weigeren, zowel als deposant dan als bestemmeling.
7.
Alle e-mails waarvan sprake in dit reglement worden verzonden door de uitbater van de vestiaire.
8.
Dit reglement treedt in werking op XX 2023.
Voor alle dossiers aanwezig op deze datum wordt de periode van twee maanden, bedoeld sub 3, berekend vanaf XX 2023 in plaats van vanaf de datum van deponering van het dossier.